Naslovnica

Poslovni sastanak – kako ga kvalitetno pripremiti i provesti

Autorica: Aleksandra Dodoš Pintarić

Da li vam se ikada dogodilo da sjedite na sastanku i pitate se „što ja radim ovdje“? Doista nije ugodno sjediti u društvu ljudi koji živo raspravljaju, pitajući se zašto ste tu i i što se od vas očekuje. 

[lajk]

origin_3276488183
photo credit: ShellVacationsHospitality via photopin cc

Riječ „sastanak“ često kod ljudi izaziva kolutanje očiju, gunđanje i sarkastične kometare. Ipak, s vremena na vrijeme moramo odraditi i pokoji sastanak. Stoga bi bilo dobro da znate kako organizirati sastanak u kojem ćete svim sudionicima uštedjeti hrpu živaca i sačuvati energiju koju kasnije mogu iskoristiti i za nešto drugo.

Pripremanje sastanaka samo je dio edukacijskog programa za voditelja ureda. Provjerite za što sve pripremamo naše polaznike u edukacijskom programu 'Voditelj ureda'

Istina je da „dvije glave razmišljaju bolje od jedne“ no osnovna dva pitanja na koja trebate odgovor su:

1. Koji je cilj koji želim postići sastankom?

Ako znate što želite, na pola puta ste do tamo.
Ciljevi mogu biti brojni, nabrojimo najčešće:

  • donošenje odluka
  • prikupljanje novih ideja
  • rješavanje problema
  • razmjena informacija
  • postavljanje ciljeva

Budite sigurni da znate točno koji je vaš cilj i osigurajte da to znaju i sudionici, u trenutku kada kroče u sobu za sastanke.

Možda ćete u ovom promišljanju shvatiti da sastanak uopće nije alat koji vam je potreban – moguće da sve možete obaviti i sa par telefonskih poziva, e-mailom ili putem Skypea.

2. Koga trebam pozvati?

Jednostavno, one ljude koji će vam omogućiti da ostvarite cilj.

Pod pretpostavkom da znate tko-je-tko-i-što-radi, pozovite one kolege koji imaju dovoljno kreativnosti (ako trebate nove ideje), analitički razmišljaju (za rješavanje problema) ili su na poziciji koja dozvoljava da donose odluke (ili barem imaju utjecaj na isto).

Što kada vam netko od sudionika ponudi svoju zamjenu? Nije najsretnija okolnost jer bi to moglo značiti da baš i nećete na sastanku sve riješiti jer se ta informacija mora prenijeti do one osobe koju ste izvorno htjeli pozvati, ali -gledajte to i s pozitivne strane: možda će „zamjena“ biti vrlo motivirana ostaviti svoj „trag“ na vašem sastanku. Kolegi ili kolegici to može biti dobra prilika za dokazivanje pa ćete možda dobiti i više no što ste očekivali…

Ono što svakako ne želite je osoba koja će sjediti na sastanku samo zato da svi budete na broju – stoga jasno recite osobi koja šalje svoju zamjenu, što očekujete od njegovog supstituta.

Kada ste odgovorili na prethodna dva pitanja, krećete u pripremne radnje sastanka:

  1. Napravite dnevni red
    Neka bude što jednostavniji i pokušajte odrediti koliko bi koji dio mogao trajati. Ne pretjerujte s temama – bolje jedna tema koju ćete odraditi do kraja, nego tri teme koje ćete sve odraditi na pola.
  2. Pripremite potrebne materijale
    Ovo je poprilično važna stvar ako očekujete da sudionici donesu neku odluku ili raspravljaju o nekom problemu. Materijal svakako treba poslati u obliku priloga e-mailu ili dostaviti fizički na stol svakog sudionika. Naravno da to nećete učiniti dan prije sastanka već to pošaljite u nekom razumnom roku, imajući na umu da vaš sastanak nije nužno jedina i najvažnija stvar sa kojom se susreću vaši budući suradnici.
  3. Rezervirajte sobu za sastanak
    U velikim tvrtkama nikad dosta soba za sastanke – rezervirajte svoju na vrijeme i držite se predviđene satnice. Provjerite da li u sobi za sastanke imate potrebnu opremu: računalo, ploču za pisanje, flip-chart i slično.
  4. Pošaljite službeni poziv
    …s naglaskom na obavezno prikupljanje potvrda o tome tko dolazi, tko ne. Koliko ćete ranije poslati poziv na sastanak, doista ovisi od slučaja do slučaja.

Jeste li sigurni da znate kako upravljati sastankom, a da biste došli do svojeg cilja kojeg ste definirali u prvom koraku?

Zasigurno ne želite da se vaš sastanak pretvori u potpuni promašaj te da, nakon što ste ispratili zadnjeg sudionika, zaključite kako niste dobili ništa, a uložili ste svoje vrijeme i trud. Zato tijekom sastanka budite dobar moderator:

  • usmjeravajte razgovor prema cilju sastanka
  • paziti da se žive diskusije ne pretvore u konflikt među sudionicima
  • postavljajte pitanja kako biste potaknuli sudionike na razmišljanje
  • aktivno slušajte, jasno rezimirajte, preformulirajte
  • svakom sudioniku dajte priliku da se izjasni
  • ohrabrujte sudionike da raspravljaju, ne kritizirajte, budite pozitivni u svojem nastupu
  • vodite zabilješke

Sastanak je završen ali za vas pravi posao tek počinje: pod uvjetom da ste kvalitetno vodili sastanak, dobili ste niz informacija koje sada treba uobličiti, najprije u službeni zapisnik koju trebate dostaviti svakom sudioniku sastanka (i onima koji su bili odsutni).

Koje elemente treba sadržavati zapisnik? Ukoliko vaša tvrtka već ima pripremljen obrazac zapisnika, odlično. Ukoliko nemate nikakvu ideju, biti će dovoljno iskoristiti neki od predložaka koji su ugrađeni npr. u MS Word. Načelno, dijelovi zapisnika trebaju biti:

  1. datum, vrijeme i mjesto održavanja sastanka
  2. podaci o sazivatelju sastanka
  3. popis sudionika (navesti tko je bio prisutan, tko je bio odsutan)
  4. tema sastanka
  5. tekst zapisnika
  6. zaključak
  7. akcijski plan – ukoliko je potrebno poduzeti daljnje korake u ostvarivanju cilja, definirati tko/što/do kada treba napraviti

Kada ste završili sa pisanjem zapisnika, pošaljite ga svim uključenim stranama i zatražite povratnu informaciju o tome da li imaju što za dodati, da li nešto treba ispraviti ili izbaciti. Svakako recite do kada očekujete njihovo očitovanje!

Pripremanje sastanaka samo je dio edukacijskog programa za voditelja ureda. Provjerite za što sve pripremamo naše polaznike u edukacijskom programu 'Voditelj ureda'

Dobra je poslovna praksa da se prvi zapisnik dostavi najkasnije dan nakon održanog sastanka. Tema o kojoj ste raspravljali još uvijek će tinjati u glavama sudionika i, s malim vremenskim odmakom, mogli biste dobiti još koju kvalitetnu ideju ili mišljenje.

Po primitku svih očitovanja, nadopunite i ispravite dokument i još jednog ga pošaljite svim sudionicima uz oznaku „završna verzija“ ili slično.

I, za kraj, zahvalite sudionicima sastanka.
Jednostavno „hvala“ za sudjelovanje, iskrenost, trud, žar, vrijeme koju su uložili u vaš sastanak, ostavit će odškrinuta vrata za sljedeći sastanak koji pripremate…

Zašto je Algebra siguran izbor za tvoju budućnost?

Vjetar u
leđa

Kod nas ćeš naučiti sve o informacijskim tehnologijama, području za kojim potražnja stalno raste. Vjerujemo da ćemo ti tako osigurati podlogu za osobni razvoj i učiniti te metom poslodavaca.

Moderna metodologija

Odbijamo stajati na mjestu u svijetu koji se sve brže i brže mijenja. Jako pazimo da svaki studijski program bude u skladu s modernim trendovima i ide u korak s vremenom.

Kvaliteta bez premca

Ponosni smo na brojna priznanja i status najkvalitetnijeg stručnog studija u Hrvatskoj. Iz godine u godinu se trudimo opravdati ukazano povjerenje, jer znamo da tvoja budućnost ovisi o tome. Zato svoju zadaću ne shvaćamo olako.

Newsletter

Želiš biti u tijeku sa svim novostima vezanim uz Algebru? Prijavi se na naš newlsetter.