Autorica: Ivana Ljubić

Koliko ste se puta našli u situaciji da ste došli na posao, upalili određeni servis za obradu pošte, a tamo vas je dočekao zatrpani inbox? Poruke šefova s raznim zadacima, informacije kolega, reklamne poruke s informacijama o raznim viagrama i popustima na putovanja, poruke prijatelja s pozivima na kave, poruke mame koja i dalje ne zna što je hoax i redovito vam šalje one lančane poruke (zbog kojih ćete umrijeti za 7 dana ako poruku ne pošaljete na 7 adresa)..

Ostale trikove i upute u radu sa email klijentom, kao i sa office alatima i internetom naučite na našim programima osnovne informatičke edukacije.

Zamišljate li situaciju dolaska na radno mjesto, a u inboxu vas dočekaju samo one važne i relevantne poruke? Ili odlazak s radnog mjesta s praznim inboxom? Mislite li da je to nemoguće?

Da? I ja sam to mislila, zato čitajte dalje. :)

Imati prazan inbox na kraju dana zapravo uopće nije komplicirano, no za početak vas ipak čeka malo posla. Evo 5 jednostavnih koraka do te „utopije“:

1) Razvrstajte poruke po mapama

Što radite s poštom koju nalazite u poštanskom sandučiću – izvadite ju iz sandučića i razvrstate po određenim kategorijama: reklama, reklama, pizza, račun, ovo nije moje, časopis, račun... Na takav način pristupite i pražnjenju inboxa u vašem računalnom sandučiću.
Personaliziranim mapama grupirat ćete poruke po određenim kategorijama na način da ih lakše pronalazite, ali i da ih imate grupirane, u ovisnosti o relevantnosti, na jednom mjestu.
Izradite li mape, svaku poruku možete premjestiti u određenu mapu koja vam kasnije služi kao ladica/fascikl za određene tematske skupine, pa tako možete imati mapu naziva „šef“ ili „mama“ ili „newsletteri“ itd.

2) Izradite pravila ili automatizirajte premještanje poruka po mapama

Određeni servisi za obradu pošte, poput Outlooka, pružaju vam mogućnost automatizacije nekih radnji koje radite često. Tako možete izraditi svoja pravila po kojima će se poruke „ponašati“, odnosno možete izraditi pravilo po kojemu se poruka sama premješta u određenu mapu u ovisnosti o uvjetima koje ste sami izabrali.

Imajte samo na umu da pravila, koja automatiziraju radnju, bez vas odrađuju određene korake s porukama te ih je kasnije važno „uloviti“. Može se vrlo lako dogoditi da ne primijetite poruku koja stoji u određenoj mapi već danima, jer imate puno mapa i niste još došli do one zadnje u nizu.

Outlook ima još jednu vrlo zgodnu mogućnost – možete izraditi brze korake i njima odabrati radnju kada vi to poželite. Tako vam se nikada neće dogoditi da vam važna poruka promakne.

3) Označite poruke oznakom zadatka

Zadatak koji morate izraditi je važan, uvijek – bez obzira na to od koga ste ga dobili, a poruke koje dobijemo od šefa, voditelja odjela ili kolege su uglavnom poruke koje sadrže informaciju o određenom zadatku koji se treba izraditi. Što uglavnom radimo s takvim porukama? Ostavljamo ih u inboxu i uporno ih označavamo oznakom „nepročitano“ da ju kasnije ne bismo zaboravili. Na takav način opet gomilamo poruke u inboxu i nerijetko zaboravimo na onu poruku koju smo htjeli istaknuti.

Najpametnija stvar kod odlaska u dućan je popis – na njemu križamo one artikle koje smo kupili ili upravo stavili u košaricu. Tako bi trebali i s porukama – zadacima.

Označite li određenu poruku oznakom zadatka, koji se treba odraditi u određenom vremenskom roku, stvarate popis zadataka s kojeg kasnije zaista križate one koje ste izradili ili proslijedili dalje. Na takav način ste uvijek informirani o zadacima koji su neodrađeni i imate pregled onih izvršenih, a nećete vjerovati koliko će vam manje vremena trebati da sve dnevne zadatke izvršite.

4) Upotrebljavajte kalendar

Umjesto da pored računala imate gomilu nalijepljenih papirića s datumima raznih sastanaka, odlazaka na kave, ručkove i sl. – upotrijebite kalendar.

Gotovo svi servisi za obradu pošte imaju integrirani kalendar za unos raznih obaveza. Upotrijebite kalendar i skratite si muke traženja one poruke koju ste sačuvali u inboxu jer vam je tamo informacija o mjestu i vremenu ručka s klijentom, djetetovoj predstavi, dolaska čovjeka za očitanje brojila plina ili nešto tako važno.

Organizirate li si kalendar, učinkovitije ćete odrađivati dnevne zadatke znajući već na prvi pogled kako vam izgleda radni dan ili tjedan.

Osim dnevnih obaveza, u kalendar je zgodno unijeti i one obaveze koje se ponavljaju i koje nikako ne biste smjeli zaboraviti, a na koje će vas sama aplikacija podsjetiti (rođendani, godišnjice, predaja godišnjeg ili kvartalnog izvještaja i sl.).

5) Obrišite nepotrebne poruke

Ne bojte se tipke Delete i obrišite poruke koje vam ne trebaju.

Svi smo mi sakupljači određenih stvari – skupljamo boce (mada ih opet bacamo u smeće, odvojene od ostatka smeća), vrećice (priznajte, imate onu jednu vrećicu u koju skupljate sve ostale, pa ih opet zajedno bacite), CD-e, dokumente po računalu, slike, poruke po mapama... Trebaju li vam sve „fovarduše“ prijatelja ili newsletteri sa zgodnim popustima koje ste dobili?

Povremeno je potrebno „prekopati“ sve mape u inboxu i jednostavno obrisati poruke koje su tu već godinama i zaista nisu potrebne. Očistite mape svakih 6 mjeseci do godinu dana, prođite kroz uvjete koje ste odabrali u pravilima, pregledajte zadatke i obrišite nepotrebno.

Ovih 5 jednostavnih pravila će vam uvelike pomoći kod svakodnevnog rada i ubrzati određene dnevne aktivnosti. Uzmite vremena jedan dan i zaista ih upotrijebite, a onda ih samo održavajte.
Koliko imate poruka u inboxu sada, a koliko nakon upotrebe ovih 5 pravila? :)

Ostale trikove i upute u radu sa email klijentom, kao i sa office alatima i internetom naučite na našim programima osnovne informatičke edukacije.